Голосовая почта (автоответчик)

Бывают ситуации, когда никто из сотрудников не может ответить на звонок,но это не повод упускать клиентов. Используйте голосовую почту, чтобы клиент мог задать свой вопрос или озвучить просьбу даже в нерабочие часы компании или во время отпуска сотрудника, а также когда менеджер просто долго не отвечает.

Чтобы не терять потенциальных клиентов в нерабочее время, настройте прием звонков на «Автоответчик» через раздел «Номера».

1. Перейдите на вкладку «Общие номера компании».

2. Выберите номер, для которого вы хотите настроить автоответчик в нерабочее время.

3. Установите режим работы ー «По расписанию». Настройте расписание для номера, и для нерабочего времени выберите маршрут «Автоответчик». Ниже откроются настройки голосового меню с автоответчиком.

4. По умолчанию при нажатии на кнопку «1» звонок будет направляться на общий автоответчик компании. Чтобы изменить настройки автоответчика, нажмите «Выбрать получателей».

5. В появившемся окне выберите, на какой автоответчик должны приходить сообщения:

Общий для компании — голосовые сообщения будут приходить всем получателям сообщений общего автоответчика компании;

Для уровня меню — сообщения будут приходить только тем получателям, которых вы укажете для выбранного уровня меню.

Если выбрать в списке получателей не конкретного сотрудника, а отдел, то голосовые сообщения будут направляться на электронные адреса всех сотрудников этого отдела, у кого указана почта в профиле.

Если хотите отправлять голосовые сообщения на дополнительный электронный адрес, то укажите его ниже в соответствующем поле.

Обратите внимание: если в профиле сотрудника не указана электронная почта, то вы не сможете выбрать его в качестве получателя сообщений автоответчика. АТС предупредит вас об этом.

6. Нажмите «Сохранить».

По умолчанию Виртуальная АТС будет проигрывать стандартное сообщение с предложением оставить голосовую почту, но вы в любой момент можете заменить его на свой файл с компьютера или озвучить текст сообщения на автоответчик с помощью функции «Синтез речи».

Чтобы не терять клиентов, которые не готовы разбираться в голосовом меню, на любом уровне вы можете предложить им оставить сообщение на автоответчик.

Для этого в настройках меню укажите, что при нажатии одной из кнопок вызов будет направлен на автоответчик.

При выборе автоответчика в раскрывающемся списке автоматически откроется окно настроек, аналогичное тому, что появляется при выборе получателей сообщений автоответчика в нерабочее время.

Обратите внимание: на каждом уровне меню можно настроить свой автоответчик с уникальным списком получателей.

В настройке отделов найдите блок «Если никто не отвечает». Выберите опцию «Предложить оставить сообщение на автоответчик или перезвонить позже».

По умолчанию будет выбран общий автоответчик компании со списком получателей, который вы настраивали ранее. Чтобы изменить настройки автоответчика, в блоке «Получатели автоответчика» нажмите на кнопку «Настроить получателей».

Выберите, на какой автоответчик должны приходить сообщения: общий автоответчик компании или автоответчик отдела. Получатели автоответчика отдела настраиваются таким же образом, как получатели автоответчика уровня меню.

Чтобы увидеть все сообщения, оставленные на автоответчик, в Истории звонков, напишите в строке поиска «Автоответчик»:

Если вы хотите найти все сообщения, оставленные на персональный автоответчик конкретному сотруднику, напишите в строке поиска его имя и выберите тип звонков «Пропущенные».

Также вы можете получать голосовые сообщения на электронную почту. Настроить уведомления автоответчика отдела можно только в настройках отдела, автоответчика номера (уровня меню) — только в настройках номера. Редактировать список получателей сообщений общего автоответчика компании можно в настройках отделов и номеров, а также в разделе «Еще».

Для этого перейдите в раздел «Еще» – «Автоответчик и факс компании». Выберите отделы и сотрудников, которым Виртуальная АТС будет отправлять сообщения общего автоответчика компании и сохраните настройки.

Электронное письмо с уведомлением о получении сообщения на автоответчик содержит ссылку на файл голосового сообщения.

Ссылка на голосовое сообщение будет доступна в течение 7 дней с момента получения электронного письма. Кликнув на ссылку, вы можете прослушать или скачать сообщение в Истории звонков.

Чтобы не терять прямые звонки клиентов на внутренние номера и корпоративные SIM-карты сотрудников, настройте переадресацию таких вызовов на автоответчик. Для этого перейдите в раздел «Сотрудники» и кликните на имя интересующего вас менеджера. В настройках профиля можно настроить переадресацию на автоответчик на время отпуска сотрудника, в его нерабочее время и в рабочие часы при долгом ожидании ответа.

1. В блоке «Прием звонков» у подзаголовка «Если сотрудник не отвечает» кликните на кнопку «Настроить».

2. Выберите, что делать, если сотрудник не отвечает — «Переадресовать на автоответчик».

3. Чтобы настроить получателей сообщений автоответчика, нажмите «Выбрать получателей».

4. Выберите сообщение, которое будет проигрываться пользователю перед переадресацией на автоответчик.

5. Проверьте настройки переадресации. Если все корректно, нажмите «Применить» и затем сохраните настройки профиля внизу страницы.

1. В блоке «Прием звонков» у подзаголовка «График работы» кликните на кнопку «Настроить».

2. Выберите, как работает сотрудник. Переадресация прямых звонков на автоответчик доступна для всех графиков работы, кроме круглосуточного.

В открывшемся меню укажите рабочие дни и время работы. Подробности о настройках графика — в статье «Персональное расписание сотрудника».

3. Настраивая действия с прямыми звонками в нерабочее время, выберите «Переадресовать на автоответчик».

4.Сохраните настройки персонального расписания, проверьте их и затем сохраните настройки профиля внизу страницы. Получатели сообщений автоответчика настраиваются так же, как в пункте «Настройка переадресации на автоответчик, если сотрудник долго не отвечает».

1. В блоке «Прием звонков» у подзаголовка «Отпуск или отсутствие» кликните на кнопку «Настроить».

2. В открывшемся меню выберете период отсутствия сотрудника. Подробности об этих настройках — в статье «Переадресация звонков на время отпуска или отсутствия сотрудника».

3. Включите для выбранного периода переадресацию прямых звонков на автоответчик:

Получатели сообщений автоответчика настраиваются так же, как в пункте «Настройка переадресации на автоответчик, если сотрудник долго не отвечает».

4.Сохраните настройки отпуска или отсутствия, проверьте их и затем сохраните настройки профиля внизу страницы.

Если у вас есть сотрудники, которым особенно важно не пропускать внутренние звонки от коллег из других отделов (сисадмины, бухгалтерия и т.д.), вы можете настроить автоответчик для таких вызовов. Чтобы подключить автоответчик при внутренних вызовах, обращайтесь в поддержку.